De conformidad con el boletín C-6 de las Normas de información Financiera denominado Inmuebles Maquinaria y Equipo, se define a los activos fijos como los bienes tangibles que tienen como objeto:
a) El uso o usufructo de los mismos en beneficio de la entidad,
b) La producción de artículos para su venta o para el uso de la propia entidad, y
c) La prestación de servicios de la propia entidad,
a sus clientes o al público en general. La adquisición de estos bienes denota el propósito de utilizarlos y no de venderlos en el curso normal de las operaciones de la entidad.
Los conceptos que integran el activo fijo son los siguientes:
1. Terrenos,
2. Edificios,
3. Maquinaria y equipo,
4. Herramientas,
5. Moldes,
6. Reconstrucciones,
7. Adaptaciones y mejoras,
2. SU IMPORTANCIA.-
La importancia de los activos fijos dependerá del tipo de empresa o de la actividad que se realiza, es decir, si es comercial, industrial o de servicios. Normalmente las empresas industriales tienen la necesidad de hacer inversiones de recursos significativas en este rubro, e incluso puede llegar a ser el principal destino de éstos y representar el rubro mas importante en su estructura financiera; en el caso de las empresas comerciales probablemente su principal inversión sea la de inventarios y no necesariamente en activos fijos sin dejar de ser importante en su posición financiera y en el caso de las empresas de servicios, en la mayoría de las casos, su principal inversión es en capital humano, sin embargo en ningún caso sería posible operar sin la necesidad de adquirir activos fijos, ya sea en propiedad, en arrendamiento, en comodato o usufructo, pero a final de cuentas prácticamente sería imposible prescindir de ellos en mayor o menor medida.
3. RESPONSABILIDAD DEL CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
En la mayoría de las empresas pequeñas y medianas, la responsabilidad de resguardar y controlar los Activos Fijos, en el mejor de los casos, ha recaído en el área de contabilidad ya que en muchas ocasiones no existe una persona específica que lleve un control adecuado y se responsabilice de éstos. En las grandes empresas, incluso puede existir un área específica de control de activos fijos e inversiones, sin embargo siempre dependen de la dirección de Finanzas y Administración.
Históricamente, se pensó que la responsabilidad del Control Físico de los Activos Fijos debía recaer en el Departamento Contable, limitándose a un registro contable global de las adquisiciones y al prorrateo contable de las depreciaciones para efectos del cálculo aproximado de sus costos.
Hoy, el avance de los negocios y de la competitividad de los precios hace que el Control de los Activos Fijos, sea verdaderamente especializado de tal forma que se pueda definir con claridad y precisión su participación en el costo de ventas de un producto o de la prestación de un servicio por lo que han tomado relevante importancia.
4. INICIO DEL CONTROL
El control de los Activos Fijos se inicia a partir de su adquisición, es decir, una vez que llega a las instalaciones del negocio, se debe inventariar identificando físicamente cada Activo Fijo con una etiqueta, placa u otro medio que será su identificación definitiva. La identificación se hace en el lugar donde se usará el activo, asignándole de este modo el Centro de Costo contable al que pertenece, debiendo responsabilizar al usuario de éste a través de una carta responsiva en la que se manifieste su destino, estado en el que se encuentra y vida probable.
En caso de no haber iniciado el control de Activos Fijos, a partir de su adquisición, se deberá levantar un inventario físico, a través del cual se puedan identificar todos y cada uno de ellos, marcándolos con una etiqueta, placa u otro medio que lo identifique permanentemente.
5. CONCILIACION CON LIBROS CONTABLES
Una vez identificados y controlados todos los activos fijos de la entidad será necesario identificarlos con su factura, o documento que acredite su propiedad para proceder a su registro contable y poder así reconocer su deterioro a través de su uso.
Cuando no se cuenta con un control de Activos Fijos y por primera vez se realiza un inventario de los mismos, la Base de Datos Inicial resultante del Inventario Físico no es suficiente, pues debe relacionarse con los costos de adquisición de acuerdo al documento contable con que se haya adquirido el Activo Fijo. A esta fase se le llama Conciliación y el objetivo final es asignarle un valor contable a cada activo inventariado físicamente.
6. CONTENIDO DE UNA BASE DE DATOS DE UN SISTEMA DE CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
La Base de Datos de un buen Sistema de Control de Activos Fijos, debe contener la siguiente información:
a) Código de Identificación física de cada activo,
b) Código de Equipo y Modelo,
c) Descripción amplia del activo,
d) Fecha de adquisición,
e) Documento contable de adquisición y número de registro contable,
f) Área Usuaria a la que pertenece,
g) Responsable asignado,
h) Centro de Costo Contable al que pertenece,
i) Costo de adquisición,
j) Depreciación anual y acumulada,
k) Valor neto del activo,
l) Estado actual,
m) Vida útil estimada.
Con estos datos, se podrá iniciar el Sistema de Control de Activos Fijos, el cual normalmente se carga en un Sistema Computarizado, aunque también se puede llevar en forma manual.
7. EXPEDIENTE DE ACTIVOS FIJOS.-
Es común que muchas empresas adjunten los comprobantes originales que acreditan la adquisición y propiedad de los Activos Fijos, en las pólizas de cheques con los que se efectuó el pago correspondiente, debiendo integrarse un expediente de activos fijos con dichos originales y en todo caso adjuntar copia fotostática en las correspondientes pólizas. El expediente de activos fijos es de suma importancia incluso se debe resguardar con cierta seguridad; hay empresas que incluso los guardan en caja fuerte.
La práctica de adjuntar dichos comprobantes originales en las pólizas de cheques, es nefasta pues recordemos que la mayoría de las empresas conserva su documentación durante cinco años en los términos del artículo 30 del Código Fiscal de la Federación, y sólo en algunos casos se microfilma o se conserva durante mayor tiempo. Lo que origina que al destruir dicha documentación se destruya por ende, los comprobantes que acreditan la propiedad y respaldan los activos fijos; por ello es verdaderamente importante crear el Expediente de Activos Fijos, que contenga todos y cada uno de los documentos que ampara a cada uno de los Activos Fijos de la entidad de manera permanente hasta su desuso o su venta.
8. MANTENIMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL DE ACTIVOS FIJOS.-
Los Activos Fijos pueden tener movimientos por diferentes razones tales como:
· Nuevas adquisiciones,
· Retiros por ventas,
· Retiros por bajas,
· Donaciones,
· Transferencias a otros departamentos,
· Retiros y posteriores ingresos por reparaciones,
· Etc.
Por lo que, para tener actualizado el Sistema de Control de Activos Fijos, se deberán efectuar todos y cada uno de los registros de las operaciones en el Sistema.
Para tener un control del Sistema de Activos Fijos, todo movimiento de los registros en el sistema, deberá realizarse dentro de un procedimiento definido, que indique:
a) Los documentos a utilizar a cada movimiento
b) Las rutas que debe seguir el documento
c) Las autorizaciones que debe tener el documento
Ahora bien, como los Activos Fijos tienen una razonable permanencia en una empresa y que con toda seguridad, diversas personas manejarán el sistema, es necesario contar con un Manual de Procedimientos, que contenga el diseño tanto de los documentos como del flujo diagramado de cada uno de los movimientos de los activos fijos de la entidad.
En la actualidad, existen muchos Softwares que permiten un control individual del Activo Fijo, el cual contempla todas las opciones descritas en el Manual de Procedimientos. Dada la agilidad y la rapidez de los Softwares, la Gerencia Administrativa y/o la Gerencia Contable podrían mantener actualizado el Sistema Computarizado, el cual podrían consultar en cualquier momento.
9. INVENTARIOS PERMANENTES
Si bien como se ha descrito:
- Un Inventario
- Un Manual de Procedimientos
- Un Software
- Inventarios periódicos rotativos parciales
- Inventarios totales cada cierto tiempo
10. DIFERENCIA ENTRE ACTIVOS FIJOS DESDE EL PUNTO DE VISTA CONTABLE Y DESDE EL PUNTO DE VISTA FISCAL.
Hasta ahora nos hemos referido única y exclusivamente a los Activos Fijos desde el punto de vista contable o financiero en las entidades, sin embargo cada vez a tomado una gran importancia el aspecto fiscal de tales bienes.
Para iniciar es menester acudir a la definición que establece la Ley del impuesto Sobre la Renta en su artículo 38 mismo que a la letra dice:
Art. 38 LISR. … Activo fijo es el conjunto de bienes tangibles que utilicen los contribuyentes para la realización de sus actividades y que se demeriten por el uso en el servicio del contribuyente y por el transcurso del tiempo. La adquisición o fabricación de estos bienes tendrá siempre como finalidad la utilización de los mismos para el desarrollo de las actividades del contribuyente, y no la de ser enajenados dentro del curso normal de sus operaciones.
Así también es importante destacar que se excluyen de los activos fijos a los Terrenos, en los términos del art. 9-a de la Ley del Impuesto Sobre la Renta (LISR).
También es necesario diferenciar la tasa de depreciación fiscal de la contable pues contablemente se debe de contemplar la vida probable del bien en términos reales de conformidad con el Boletín C-6 de las Normas de Información Financiera y fiscalmente únicamente se puede aplicar hasta la tasa máxima establecida por la LISR en los términos del art. 37 de dicho ordenamiento.
Existen otras diferencias importantes en materia fiscal tales como la actualización fiscal y el reconocimiento de los efectos de la inflación, así como su valor contable en libros en el momento de su venta y el costo fiscal por la enajenación, entre otras.
11. CONCLUSIONES.
Como se puede observar, los Activos Fijos son de gran importancia en términos monetarios como para la operación misma de los negocios, personas físicas o morales comerciales, industriales o de servicio; así también como ya comentamos debe existir una persona responsable de la custodia y control de éstos, quien deberá vigilar desde el momento de su adquisición así como inventariar periódicamente y conciliar contra libros, y registrar contablemente y en un sistema de control, todos aquellos movimientos que se den desde su adquisición hasta su desuso. Algo que no podemos soslayar por su importancia, es integrar el “Expediente de Activos Fijos”, sin dejar de mencionar el control de depreciaciones fiscales y contables, pues en ocasiones depende el margen de utilidad de la administración y aplicación adecuada de las mismas sin omitir las ventajas que en materia fiscal se pueden dar, aplicando estratégicamente las disipaciones fiscales.
Facilitarle sus actividades con mejores ventajas cada día es uno de los propósitos de esta su Firma de Contadores Públicos y Abogados, dedicada a contribuir en el crecimiento de su negocio y cuidar su seguridad y tranquilidad.
A T E N T A M E N T E
FLORES AMARE Y ASOCIADOS, S.C.
Contadores Públicos y Abogados.
Enrique A. Flores Amaré
Socio Director
Naucalpan, Estado de México a 15 de septiembre de 2011
